Premier Event-Organisation

Vorweg gibt es heute mal wieder direkt einen Disclaimer:

Alle Angaben aus diesem Artikel basieren auf meiner persönlichen Erfahrung. Da ich den Job lediglich über 2 Jahre gemacht habe und das auch schon wieder über 1 Jahr zurück liegt, ist es natürlich extrem wahrscheinlich, dass sich die Hallen-Mietpreise im vergangenen Jahr komplett geändert haben und überhaupt die gesamte Kostenstruktur mittlerweile ganz anders aussieht. Wer also aktuelle und noch sehr viel zuverlässigere Daten haben will, der wendet sich vertrauensvoll an selfmader, der ganz genau weiß, wie viel ein Event aktuell kostet.

Nachdem ich also meine Glaubwürdigkeit unmittelbar auf ein Minimum reduziert habe, kann ich befreit aufschreiben. Es wird mir ja doch niemand abnehmen, mit welchen Zahlen ich hier um mich werfe. ^[1]

Für die Jungs, die entweder hinter dem Mond leben oder erst gestern mit dem Spiel begonnen haben, noch mal ganz kurz mein Hintergrund: Ich habe von Mitte 2005 bis Anfang 2007 als freier Mitarbeiter bei Upper Deck mitgewirkt. Ich wurde fest im März 2007 angestellt und war bis Ende Mai 2009 bei Upper Deck beschäftigt; während dieses Zeitraums war ich unter anderem auch für die Event-Organisation verantwortlich und habe eben Turniere wie die Deutsche Meisterschaft geplant, betreut, geleitet, über sie berichtet oder sonst irgendeine wichtige Funktion auf ihnen eingenommen.

Gehen wir jetzt erstmal die Schritte durch, die sich im Vorfeld abspielen:

1. Entwicklung der Eventidee - 9 - 18 Monate vor dem Event:

   
   

   Vor dem Event kommt stets die Turnieridee einer voraussichtigen Person. Diese denkt sich dann beispielsweise: "Hey, es wäre echt mal ein großartiger Plan, so ein paar richtig große Turniere am Ende des Jahres als Turnierserie zu veranstalten, bei der sich die besten Spieler aus Deutschland (oder Österreich oder der Schweiz) miteinander messen können!"

   
   

   Damit ist es dann noch nicht ganz getan. Die Person muss im nächsten Schritt ein grobes Konzept aufstellen, das unter anderem erläutert, wie die Turnierserie heißen soll, wie sie genau ablaufen soll, welches Budget in etwa erforderlich sein wird und welches Ziel damit erreicht werden soll. ^[2] Dieses Konzept wird dann vorgelegt – nicht nur bei der jeweiligen Firma, die das ausrichten soll (üblicherweise kommt so eine Idee also vom Vertreiber – dies wäre derzeit Amigo –, doch auch das ändert sich mittlerweile zunehmend und Konami, der Lizenzinhaber, entwickelt immer mehr selbst), sondern auch bei Konami.

   Es folgt ein mehr oder weniger langes Hin und Her, bei der verschiedene Leute ihre Meinungen einbringen, wie viel so etwas kosten sollte ^[3] und man versucht, auf einen gemeinsamen Nenner zu kommen, der mehr oder weniger der Realität entspricht. Dieser Prozess nimmt je nachdem, ob es sich um das erste Mal handelt, dass die Turnierserie ausgetragen werden soll oder das vierte Mal (ja, man muss alles jedes Jahr aufs Neue genehmigen lassen), zwischen 3 und... viele Monate in Anspruch. Was ja auch irgendwo verständlich ist, man will nichts vorschnell (

   
   

2. Location-Scouting - 6 – 12 Monate vor dem Event:

   
   

   Nachdem das Approval da ist kann man schließlich loslegen und sich an die Umsetzung wagen. Als ersten Schritt kümmert man sich um die Findung geeigneter Räumlichkeiten, die einerseits die erwartete Spielermasse fassen können und andererseits noch bezahlbar sind. Ebenfalls beachtet werden muss die Verteilung der Events – klar könnte man beispielsweise einen Fortune Tour Stopp in Bochum, einen in Dortmund, einen in Düsseldorf und einen in Köln (also alle im Ruhrpott) stattfinden lassen, allerdings strebt man ja stets eine Gleichberechtigung aller Spieler an.

   
   

   So kommen dann eben Verteilungen wie "Stuttgart, Duisburg, Hamburg, Leipzig" zustande. Klar beschweren sich dann die Spieler aus München, doch die muss man an der Stelle einfach ignorieren. ^[4] Leider sind beispielsweise einige Jugendschutz-Bestimmungen Auslegungssache des jeweiligen Bundeslands, so dass man in Bayern zig Genehmigungen braucht, um ein Event auszutragen, während man in Nordrhein-Westfalen angenehmerweise ausgelacht wird, wenn man sich telefonisch nach diesen Anträgen erkundigt. Entsprechend kommt es häufiger vor, dass man in Bundesland A (wie "auf jeden Fall nicht Bayern") Events veranstaltet als in Bundesland B (wie "Bayern").

   
   

   Wollt ihr Events an abgelegenen Orten veranstalten, an denen niemand wohnt – hier sprechen wir von den Perlen unter den deutschen Städten wie Rostock, Schwerin, Frankfurt (Oder) oder Brandenburg ^[5] – so seid ihr ab rund 4.000 Euro dabei und je nach Ausstattung der Halle und Service landet ihr wohl im Bereich von bis zu 10.000 Euro.

   Sucht ihr an Orten, die relativ gut erreichbar und, Verzeihung, beliebt sind, so fangen wir mit rund 10.000 Euro an. Nach oben hin sind unserer Phantasie zwar üblicherweise keine Grenzen gesetzt, doch üblicherweise gilt es hier, eine Halle zu finden, die sich mit 20.000 Euro bezahlen lässt. Klar liegt man meist darüber, doch man versucht eben als Schnitt über alle Locations einer Veranstaltungsreihe auf grob 20k pro Halle zu kommen. Das wird selten geschehen, aber der Wille zählt.

   
   

   Fest gebucht (man lässt sich zuvor üblicherweise Optionen geben) werden die Locations dann in etwa 6 bis wirklich allerspätestens (außer bei kleineren Veranstaltungen wie einem Winter Cup Finale) 3 Monaten vor dem jeweiligen Turnier.




3. Hotel- und Staff-Planung - 3 – 6 Monate vor dem Event:

   
   

   Nachdem die Veranstaltungsorte feststehen, versucht man grob abzuschätzen, wie viele Teilnehmer antanzen werden und wie viele Schiedsrichter man benötigt, um diese in Zaum zu halten. Clevere Lehrbücher verraten uns, dass wir mit 1 Schiedsrichter je 30 Teilnehmern planen sollten, doch das gilt nur für Turniere in eurem Stammladen um die Ecke und Österreich. ^[6]

   Für grob 800 – 1000 Spieler brauchen wir rund 25 bis maximal 30 Schiedsrichter. Klar kann man mehr nehmen, dann wird man nur einerseits Probleme haben, überhaupt so viel qualifiziertes Personal zu finden und andererseits mit dem Luxusproblem zu kämpfen haben, diese alle zu beschäftigen.

   
   

   Mit einer guten Teameinteilung und motivierten Schiedsrichtern bewältigt man ein größeres Event mit 1000 Teilnehmern also auch relativ locker mit 25 Judges. Von denen machen dann 8 Deck Check, 4 Logistik, 8 sind auf dem Floor unterwegs und 5 werden anfänglich für Side Events abgestellt. Im Laufe des Tages werden dann mehr Schiedsrichter zu den Side Events abkommandiert, je nachdem, wie lange die Runden dauern und wie schnell die Spieler aus dem Main Event raus droppen (üblicherweise abhängig von der Preisstruktur) und sich in die Side Events begeben. Wo ich gerade so drüber nachdenke, das wäre tatsächlich schon viel... also nehmt euch als grobe Richtlinie 1 Judge pro 40 bis 50 Spieler.

   
   

   Zurück zu unserer Planung: Für unsere Schiedsrichter haben wir auch ein festes Budget zur Verfügung (auch abhängig davon, wie viel die Halle gekostet hat). Da sich Schiedsrichter in Deutschland in der glücklichen Lage befinden, auch ihre Fahrtkosten erstattet zu bekommen, ist mitunter auch mal die Entfernung und nicht nur die Qualifikation des Schiedsrichters ausschlaggebend. Wenn ich einen weniger erfahrenen Schiedsrichter "umsonst" bekommen kann, weil ich ihm keine Fahrt- und Übernachtungskosten zahlen muss, so kann ich ihn fast immer ins Team nehmen. Man kann ihn dann entweder in den Side Events testen oder in einem Team, das von einem erfahrenen Teamleiter gesteuert wird, erste Erfahrungen sammeln lassen.

   Nehmen wir mal an, wir wollen 25 Schiedsrichter (inklusive Head Judge) auf dem Event haben, so bedeutet das direkt mal 16 Hotelzimmer (2 Einzelzimmer für Offizielle und dazu noch mal 14 Doppelzimmer für 2 Coverageler, einen rnd Helfer – das kann ein Offizieller oder ein Judge Manager oder sonstwas sein – und eben die 25 Judges). Das sind im Schnitt 16 * 65 Euro, also 1.040,- Euro. Wenn wir als Fahrtkosten im Mittel 50,- Euro pro Judge und Coverageler zugrunde legen, so haben wir noch mal 1.350,- Euro, die wir einplanen dürfen.

   
   

   Ebenfalls benötigt wird oft noch ein Team für den Auf- und Abbau sowie den Transport der ganzen Dekorations-Sachen wie Postern, Aufsteller, einen Feature Match Cage, usw. Die Jungs gibt es meist für einen Pauschalpreis, der ihre Fahrtkosten, die Entschädigung für das Event, den Transport der Materialien, den Auf- und Abbau und alles, was noch so anfällt, abdeckt. Abhängig von der Entfernung ihres Büros zum Eventort und ob wir alles am Start haben wollen (gerade Feature Match Cages sind teuer) sind wir hier meist mit 5.000,- bis 10.000 Euro dabei.




4. Alles Weitere - 3 – 0 Monate vor dem Event:

   
   

   So grob 3 Monate vor dem Event sollte mal ein ungefährer Veranstaltungsplan kommuniziert werden. Dieser informiert Spieler, was sie alles erwarten können, also welche Preise es auf dem Main Event zu gewinnen geben wird, welche Formate die Side Events anbieten, wann diese in etwa starten und was es dort noch mal für Goodies gibt. Die Arbeitszeit, die das in Anspruch nimmt, verbuchen wir mal nicht.

   
   

   Ebenfalls wichtig ist nun die Beschaffung der Preise. Ob es jetzt eine X-Box, ein Laptop oder eben ein paar Displays und dazu noch die Teilnehmerpreise wie Promos oder Tournament / Champion / Turbo Packs sind, all das sollte in dieser Zeit ran geschafft werden. ^[7]

   Es ist schwer, hier einen genauen Preis anzugeben, doch wir können davon ausgehen, dass die Preise bei einem 1000 Mann Turnier mit weiteren 1.500,- Euro zu Buche schlagen.

   
   

   Ansonsten benötigt man nur noch so Verbrauchsmaterialien wie Druckerpapier, ein Schneidemesser (bevorzugt aus deutschem Krupp-Stahl, da amerikanische Schneidemesser nichts taugen, wie ich in Amerika lernen durfte und was mit einem entsprechendem Video parodiert / kommentiert wurde), usw.

   Preise für die Judges (üblicherweise Displays) kosten auch noch mal Geld, so dass auch hier noch mal ein vierstelliger Betrag zusammen kommt.

Sodele, im Grunde war es das auch schon. Nehmen wir alles zusammen, so landen wir – hauptsächlich abhängig von den Kosten der Location – schnell bei 30.000 bis 40.000 Euro für ein größeres Event. Das ist doch mal ein Wort.

Wie wir ebenfalls sehen können, beginnt die Planung eines Events weit im Vorfeld – bis zu einem Jahr zuvor. Es steckt also ein erheblicher Aufwand darin und daran dürft ihr ruhig mal denken, wenn ihr beispielsweise im Oktober bei der YCS "Hallo" zu den Offiziellen von Konami und Amigo sagt, die für die Organisation verantwortlich waren.

soul

Heute geht's mal schön ins Kino, A-Team schauen. Erzählt mir was ihr wollt über den Film, aber der Klassik-Faktor spielt da einfach mit rein und entsprechend ist es für jemanden wie mich, der mit der Serie mehr oder weniger groß wurde, Pflicht, in den Film zu gehen!

Überhaupt meint es der Sommer dieses Jahr anscheinend gut mit uns. Nach dem Smash-Hit Inception gibt es jetzt A-Team und es stehen auch noch Salt und The Expendables an, die gesehen werden wollen. Auch hier ist es mir egal, was der Rest der Welt sagt, die Filme müssen alle gesehen werden!

Jesus, sieht das heiß aus! Ich gebe euch mal einen Spoiler, damit ihr euch in etwa ausmalen könnt, wie cool das eTCG.de Magazin am Ende werden wird: Cover der ersten Ausgabe.

Kommentare am besten in diesen Thread.

^[1] ... und man geht weiterhin davon aus, dass "900 € echt viel Geld" sind und ein Event eben auch für dieses Taschengeld auf die Beine gestellt werden kann.

^[2] Keine Sorge, damit ist noch nicht wirklich entschieden, wie groß die Turnierserie WIRKLICH wird, wie viel sie wirklich kostet, usw... doch darauf kommen wir auch noch zu sprechen.

^[3] Mit einem Wort: Wenig.

^[4] Da sich Spieler aus München immer beschweren. Wenn das Event in Augsburg stattfindet, ist es zu weit weg, wenn es in Unterhaching ausgetragen wird, ist es zu weit weg und wenn es nicht IM Hauptbahnhof ausgetragen wird, beschwert sich jemand aus dem Süden von München, dass er 30 Minuten anreisen muss.

^[5] Ja, ich weiß, dass ich mir jetzt wieder den Zorn aus Brandenburg und Mecklenburg-Vorpommern zugezogen habe. Nur ändert das halt auch nichts an den Tatsachen. Wenn sich jemand besser fühlt, so könnte ich hier allerdings noch Kiel oder Saarbrücken in die Runde werfen. Allerdings gehe ich davon aus, dass beide Orte noch mal ne Spur teurer sind...

^[6] Das soll kein Österreich-Bash sein, nur ist es leider so, dass man für Österreich oft mit beispielsweise 300 Teilnehmern rechnet und entsprechend 8 Judges einplant, dann aber nur 150 Spieler auftauchen.

^[7] Gerade in ihrer Anfangszeit tendieren Konsolen dazu, ausverkauft zu sein. Daher sollte man die nagelneue Wii 1080 lieber mal 2 Monate im voraus bestellen und nicht erst 1 Tag zuvor im Media Markt abholen.